ASSISTANT ADMINISTRATIF ET CORRESPONDANT COMPTABLE (H/F)

Vous suivrez et participerez aux dossiers Petite Enfance

• Prendre des notes et rédiger différents documents : courriers et attestations à l’attention des familles, mails de réponse aux familles ayant fait une demande de place en crèche en cours d’année, rédaction de diverses procédures (déclaration Caf, utilisation des logiciels Concerto, CIRIL et post office, mise à jour du PowerPoint de présentation du Point Conseil Petite Enfance…)

• Gérer et actualiser Concerto et la base de données relative aux listes d’attente des familles ayant fait une demande de place en crèche

• Mettre à jour les documents imposés par les dispositions légales et règlementaires : consignes de sécurité pour évacuation et confinement

• Constitution de dossiers de préinscription

• Etablissement et transmission des bilans quantitatifs et qualitatifs à la CAF et au Conseil Départemental

• Archivage des dossiers selon les temps de conservation règlementaires

   

Vous serez chargé de l’accueil physique et téléphonique du public

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur principal

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

• Diffuser des informations

• Hiérarchiser des demandes ou des informations selon le caractère d’urgence ou de priorité

• Conseiller les usagers et les agents sur les procédures à suivre

   

Vous aurez en charge la planification et le suivi des projets et activités de la Direction

• Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat : respect des délais pour les déclarations CAF et Conseil Départemental, priorisation des RDV de demande de place en crèche selon la période de commission…

• Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions : réservation des salles, du matériel, préparation des dossiers nécessaires…

   

Vous vous chargerez de la préparation, l’exécution et le suivi des budgets (BP, BS, DM) la Direction de la Petite Enfance

Préparer les budgets

• Travail en relation avec la Directrice sur l’élaboration du budget

• Saisie des propositions budgétaires dans le logiciel financier en vue de la conférence budgétaire

• Présence aux conférences budgétaires en support de la Directrice

• Engagements et bons de commandes en dépenses et en recettes

• Liquidation des dépenses 

• Suivi des recettes 

• Suivi des marchés 

• Contact avec les fournisseurs (renseignements et litiges)

• Relation avec le service des finances (demande de création de tiers, de comptes, conseils en comptabilité...)

• Archivage et classement des pièces

   

Suivre les budgets 

• Edition de situations budgétaires en dépenses et en recettes…

• Alerte de la Directrice en cas de dépassement budgétaire (demande supplémentaire par rapport au budget primitif) 

• Virements et demandes de virements de crédits

Activités ponctuelles ou exceptionnelles :

• Participation à des évènements Petite Enfance (Points conseils Petite Enfance…)

• Accueil et accompagnement de nouvelles recrues

• Autres missions nécessaires à la réalisation et à la continuité du service selon le grade et les fonctions occupées